Hoy hemos tenido un caso muy curioso en la asesoría con un nuevo cliente que queremos comentaros en este artículo. Se trata de una sociedad limitada, que no ha depositado sus cuentas anuales durante 3 ejercicios consecutivos (ejercicios 2013, 2014 y 2015)
Acaba de firmar una escritura de cambio de administrador, y cuando ha intentado llevar su inscripción al Registro Mercantil, la escritura no ha podido ser inscrita por la falta de la presentación de las cuentas anuales. A continuación te contamos desde el punto de vista de una asesoría fiscal en Málaga como resolver paso a paso la problemática con la que nos encontramos.
¿Qué son las cuentas anuales en contabilidad empresarial?
Las Cuentas Anuales (o estados contables), son los documentos que recogen la información financiera de las empresas, y el objetivo que persiguen es que cualquier usuario pueda obtener información de las mismas, a fin de tomar decisiones económicas o financieras.
Las cuentas anuales comprenden:
- El Balance.
- La Cuenta de Pérdidas y Ganancias.
- El Estado de Cambios en el Patrimonio Neto.
- El Estado de Flujos de Efectivo.
- La Memoria.
¿Quién es el encargado de presentar las cuentas anuales?
Los responsables de presentar las cuentas anuales en tiempo y en el lugar apropiado son los administradores de las sociedades.
El depósito se efectúa en el Registro Mercantil de la ciudad donde la sociedad tenga su domicilio, dentro del mes siguiente a su aprobación.
Consecuencias de no presentar las cuentas anuales
La pregunta que no se hizo nuestro clientes fue, ¿qué ocurre si no se ha efectuado el depósito de las cuentas anuales? y que te contamos en base a nuestra experiencia como asesores fiscales.
- Mientras no estén depositadas las cuentas anuales de las sociedades, el Registro efectúa lo que se conoce como el cierre provisional de la hoja registral de la empresa, es decir, no podemos inscribir ningún documento referido a la sociedad (cambios de administradores, cambios de domicilio social, cambios en los estatutos de la empresa…) salvo casos muy concretos (como son el cese o dimisión de administradores, gerentes, directores generales o liquidadores, y a la revocación o renuncia de poderes, así como a la disolución de la sociedad y al nombramiento de liquidadores y a los asientos ordenados por la autoridad judicial o administrativa)
Con lo cual, en el caso de la sociedad que nos visitaba esta mañana a la asesoría, la escritura con el cambio de administrador es “papel mojado” si no se inscribe en el Registro Mercantil, no tiene validez el cambio de administrador hasta que no esté inscrita.
Por consiguiente, tiene sí o sí que presentar las cuentas anuales para poder hacer la inscripción del cambio de administrador.
Además tiene que presentar todos los ejercicios pendientes de inscripción, porque, el Registro Mercantil no deposita un año sin estar depositados los demás.
- El no depositar las cuentas anuales puede llevar a sanciones que oscilan de 1.200 € a 60.000 € por parte del ICAC (Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas)
- La responsabilidad por no depositar las cuentas anuales se deriva al órgano de administración. Si esta falta de presentación origina un daño a la sociedad, la propia sociedad podría reclamarle los daños causados al administrador. Y si además, la sociedad está en concurso, el administrador responderá de sus deudas si quedase demostrado que ha habido culpa por su parte para llegar a esta situación (culpa entre otros motivos, derivadas de no haber formulado las cuentas anuales, no haberlas sometido a auditoria en caso de estar obligadas, no haberlas depositado en el Registro Mercantil en alguno de los tres últimos ejercicios antes de la situación de concurso…)
- Las Cuentas Anuales son públicas, con lo cual, si cualquier tercero quiere adquirirlas para hacer una evaluación del riesgo de su empresa, no tienen esta información, y puede conllevar un problema en caso, por ejemplo, de entidades bancarias o proveedores que dependan de este análisis para firmar con la empresa alguna operación financiera.
Conclusiones como asesoría fiscal Málaga
Ante todo hay que tener en cuenta, que si no habéis presentado las cuentas anuales de vuestra empresa, el Registro no sanciona si se hacen antes de finalizar el ejercicio, con lo cual, no lo dejéis pasar.
Tened en cuenta que si transcurre un año desde que se cierra el ejercicio y no se han presentado, el registro procederá al cierre provisional de la hoja registral y no podréis inscribir actos relacionados con la empresa salvo los que comentábamos anteriormente.
Para poder volver a abrir la hoja registral, tenemos que depositar las cuentas anuales de los tres últimos ejercicios. Y una vez presentadas se abre la hoja registral, y ya se podrá inscribir los actos societarios.
Con lo cual, nuestra recomendación de Analizza es sin duda, presentar las cuentas anuales todos los años para evitar cualquier problema futuro.
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